ใบวางบิล (Billing Note) vs ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ต่างกันอย่างไร? ใช้ผิด ชีวิตเปลี่ยน!
"พี่ครับ วางบิลเลยไหม?" หรือ "ขอ Invoice หน่อยครับ?" สองคำนี้ทำเอามือใหม่หลายคนสับสน สรุปอันไหนคืออันไหน? ต้องส่งใบไหนก่อน? วันนี้เราจะมาจัดลำดับขั้นตอนการ "ทวงเงิน" แบบมือโปรฯ กัน
1. Invoice (ใบแจ้งหนี้) = "แจ้งให้รู้ว่าต้องจ่าย"
นี่คือเอกสารแรกที่เกิดขึ้นหลังจากคุณส่งของหรือทำงานเสร็จ บอกลูกค้าว่า "งานจบนานแล้ว เชิญชำระเงินตามยอดนี้"
ใช้เมื่อไหร่: ทันทีที่ส่งสินค้า/บริการเสร็จสมบูรณ์
สำคัญยังไง: เป็นตัวตั้งต้นของหนี้สินทางธุรกิจ
2. Billing Note (ใบวางบิล) = "สรุปยอดเพื่อเก็บเงิน"
นี่คือเอกสารที่ "รวบยอด" หรือ "นัดวันจ่าย" มักใช้กับบริษัทใหญ่ๆ ที่มีรอบการจ่ายเงิน (เช่น วางบิลทุกวันที่ 25 จ่ายเงินทุกสิ้นเดือน)
ใช้เมื่อไหร่: เมื่อถึงกำหนดรอบวางบิล หรือต้องการรวม Invoice หลายใบมาเก็บเงินทีเดียว
สำคัญยังไง: ถ้าไม่วางบิล ลูกค้าบางเจ้า (โดยเฉพาะบริษัทใหญ่) จะไม่ทำเรื่องจ่ายเช็คให้คุณ!
🚀 สเต็ปการเดินเอกสาร (Workflow) ที่ถูกต้อง
Step 1: ส่งสินค้า/บริการ
พร้อมเอกสาร ใบส่งของ (Delivery Note)
Step 2: แจ้งเก็บเงิน
ส่ง ใบแจ้งหนี้ (Invoice) เพื่อยืนยันยอดหนี้
Step 3: วางบิล (ถ้ามี)
ส่ง ใบวางบิล (Billing Note) เพื่อนัดวันรับเช็ค/โอนเงิน
Step 4: รับเงิน
ออก ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) ให้ลูกค้า ถือว่าจบงาน!
จำเป็นต้องแยก 4 ใบเลยเหรอ?
ถ้าคุณขายของให้ลูกค้าทั่วไป (B2C) หรือ SME เล็กๆ... "ไม่จำเป็นครับ"
คุณสามารถรวบขั้นตอนได้! เช่นใช้เอกสารชุด "ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล" ใบเดียวจบ หรือถ้าขายสดก็ข้ามไป ใบเสร็จรับเงิน เลย EzDOC ออกแบบมาให้ยืดหยุ่น คุณเลือกได้ว่าจะใช้สเต็ปไหน
ทวงเงินให้ไว ด้วย EzDOC
อย่ารอจนลืม! ส่งเอกสารแจ้งหนี้แบบ Online Link ผ่าน LINE ไปให้ลูกค้าทันทีที่คุยจบ ลูกค้ากดดูเอกสารได้เลยในมือถือ ไม่ต้องรอไปรษณีย์ ไม่ต้องไฟล์หาย ยิ่งเอกสารภึงไว เงินก็เข้ากระเป๋าไวขึ้น